Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa descrive in modo trasparente le modalità di trattamento dei dati personali raccolti durante la registrazione e le sessioni effettuate sulla versione demo di Rey Coach AI, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito "GDPR") e al D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018. Ha carattere provvisorio e non sostituisce l'informativa privacy completa, attualmente in fase di predisposizione, che accompagnerà la versione definitiva dell'app.

Titolare del trattamento è Time to Win di Angela Capozziello, ditta individuale di cui Angela Capozziello è unica titolare. Angela Capozziello, coach professionista certificata con oltre vent'anni di esperienza, esercita l'attività ai sensi della Legge 14 gennaio 2013, n. 4, è l'unica responsabile del progetto Rey Coach AI e garantisce personalmente la riservatezza di quanto emerge nelle sessioni, secondo gli stessi principi che applica al coaching in presenza.

Per ogni questione relativa ai dati personali è possibile scrivere a angicapo@icloud.com. A seguito della prevista costituzione di una società dedicata al progetto, la titolarità del trattamento potrà essere trasferita a tale società; gli utenti ne saranno informati preventivamente.

La versione demo, disponibile come web app e come app mobile distribuita ai soli tester, è in fase di test, non è pubblicamente disponibile ed è resa accessibile a un numero ristretto di utenti al solo scopo di erogare le sessioni di prova richieste e raccogliere riscontri sull'esperienza d'uso, in vista del rilascio della versione definitiva sugli store. Durante la demo il servizio è gratuito.

I dati sono trattati esclusivamente per tali finalità, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità e minimizzazione dei dati di cui all'art. 5 GDPR. Il trattamento è necessario all'erogazione del servizio richiesto dall'utente con la registrazione (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR).

Rey Coach AI è un sistema di intelligenza artificiale. L'utente è informato che, durante le sessioni, interagisce con un sistema di IA e non con una persona fisica. Il percorso proposto si fonda sul Metodo Renova, sviluppato dalla titolare nella propria pratica professionale.

Rey Coach AI offre un servizio di coaching e non costituisce in alcun modo una prestazione sanitaria, medica o psicologica, né la sostituisce. In presenza di situazioni di disagio o di emergenza è necessario rivolgersi a un professionista sanitario o ai servizi di emergenza.

Nel corso della prova vengono trattate le seguenti categorie di dati:

• dati di registrazione e profilo: indirizzo email, nome, genere, data di nascita, interessi e stato d'animo indicati durante l'iscrizione, preferenze dell'app;
• voce dell'utente, elaborata in tempo reale per consentire la conversazione con Rey e non registrata;
• trascrizione testuale della sessione (o i messaggi, nella chat testuale), usata temporaneamente per generare riepilogo e memoria e poi cancellata (vedi punto 07);
• riepilogo della sessione: tema, punti emersi, stato d'animo all'inizio e alla fine, eventuale piano d'azione, punteggio di intensità (da 1 a 10) e approccio usato da Rey, reso disponibile all'utente nel proprio profilo personale;
• memoria di Rey: brevi informazioni sintetiche emerse nelle sessioni (ad esempio situazione personale, obiettivi dichiarati, schemi ricorrenti), usate esclusivamente per dare continuità alle sessioni successive dello stesso utente;
• dati di utilizzo: data, ora, durata e tipo di ciascuna sessione (voce, video o chat), per il funzionamento del servizio.

Qualora, nel corso della sessione, l'utente condivida volontariamente informazioni rientranti nelle categorie particolari di dati di cui all'art. 9 GDPR (ad esempio relative allo stato di salute), tali informazioni sono trattate al solo fine di erogare la sessione richiesta e con il massimo livello di riservatezza.

Per erogare il servizio la titolare si avvale dei seguenti fornitori, che operano in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, o di sub-responsabili ove indicato:

Per i fornitori con sede o server al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento dei dati avviene sulla base delle garanzie previste dagli artt. 44–49 GDPR: decisione di adeguatezza (per il Regno Unito e, per i fornitori aderenti, EU-U.S. Data Privacy Framework) oppure clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.

In applicazione del principio di limitazione della conservazione:

• la voce dell'utente non viene registrata né conservata;
• la trascrizionenon viene conservata da ElevenLabs. Durante la sessione viene salvata temporaneamente, in forma cifrata, sui sistemi della titolare, così che riepilogo e memoria possano essere generati anche se la sessione si interrompe (ad esempio chiudendo l'app). Viene cancellata appena riepilogo e memoria sono stati generati, e in ogni caso entro 48 ore;
• riepiloghi e memoriasono conservati, in forma cifrata, fino alla richiesta di cancellazione da parte dell'utente o alla chiusura della fase di test. La memoria è limitata per sua natura: le informazioni superate vengono rimosse o aggiornate automaticamente;
• i dati di registrazione e di utilizzosono conservati fino alla cancellazione dell'account o alla chiusura della fase di test.

L'utente può cancellare in autonomia, dalle impostazioni dell'app, i propri riepiloghi e la memoria, oppure l'intero account con tutti i dati collegati.

I dati delle sessioni non sono comunicati a terzi, al di fuori dei fornitori indicati al punto 06 e per le sole finalità ivi descritte, né utilizzati dalla titolare per finalità diverse da quelle indicate al punto 03.

Riepiloghi e memoria sono cifrati con algoritmo AES-256 prima di essere salvati nel database, con una chiave custodita separatamente dal database stesso. Tutte le comunicazioni tra l'app e i server avvengono su connessioni cifrate (HTTPS/TLS). Il profilo personale dell'utente, con i relativi riepiloghi, è consultabile nell'app esclusivamente dall'utente stesso; l'accesso della titolare è limitato a quanto strettamente necessario per la gestione del servizio e per dare seguito alle richieste degli utenti.

La titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, ai sensi dell'art. 32 GDPR, per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o divulgazione.

L'interessato può in ogni momento esercitare i diritti di accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione del trattamento (art. 18), portabilità (art. 20) e opposizione (art. 21), scrivendo a angicapo@icloud.com. La cancellazione di riepiloghi, memoria e account è disponibile anche direttamente dalle impostazioni dell'app; le richieste inviate via email vengono evase senza ingiustificato ritardo. L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 GDPR), www.garanteprivacy.it.

In vista della pubblicazione dell'app sugli store, la titolare sta predisponendo con i propri consulenti legali un'informativa privacy completa e, per i clienti aziendali, un documento dedicato su trattamento dei dati, riservatezza e sicurezza, comprensivo degli accordi previsti dall'art. 28 GDPR. Tali documenti sostituiranno integralmente la presente informativa provvisoria. La versione definitiva dell'app potrà basarsi su fornitori tecnologici differenti, che saranno indicati nell'informativa completa.